Feb 7, 2016

Posted by: Barbera

Hoe kun je een teamlid welke overbelast is nou helpen?

Wat je kunt doen hangt natuurlijk af van de situatie, de oorzaak maar ook van het overbelaste team lid. Hieronder geef ik 7 tips:

1. Kijk naar je eigen rol in de overbelasting van je teamlid

Heb jij een rol gespeeld in de overbelasting ja of nee? We vinden het vaak maar wat makkelijk om de schuld bij de ander neer te leggen, maar durf eens kritisch te kijken naar jezelf en je eigen rol. Heb je je teamlid wel voldoende gesteund? Heb je in de gaten gehad dat je teamlid teveel hooi op de vork nam en had je in de gaten dat je teamlid het allemaal niet meer trok? Ben ik toegankelijk voor mijn teamleden, dus kunnen ze zaken met mij bespreken of dingen bij mij kwijt?

2. Kijk naar de rol van de organisatie in de overbelasting van je teamlid

Soms wijst overbelasting ook op structurele problemen binnen de organisatie. Wordt er wel goed gescreend bij de aanname van nieuwe projecten? Zijn alle randvoorwaarden wel goed geregeld? Klopt het begrootte budget wel en is de tijd die gepland staat voor een project wel haalbaar? Is er gekozen voor een project methodiek en wordt die ook wel gevolgd? Is de communicatie functioneel? Soms kan het helpen hier een externe partij bij in te schakelen die zowel de organisatie als het team kan helpen stress structureel te verminderen.

3. Probeer medewerkers coping strategieën bij te brengen

Hoe ga je om met bijvoorbeeld een reorganisatie? Dit is namelijk iets waar zowel de manager als de medewerker geen invloed op hebben. Dat dit een stressvolle periode is staat als een paal boven water. Kijk of je als organisatie aan je medewerkers kunt vragen wat zij nodig hebben in een tijd als deze? Schakel hier eventueel weer een coach voor in om de reorganisatie te begeleiden en een oog te houden op de medewerkers. In de IT zit het in de cultuur om spanning en druk te onderschatten en twijfel of emoties te verzwijgen. Samen naar moeilijke situaties kijken en eerlijk vertellen wat er voor jou moeilijk aan is, is dan ook niet altijd zo eenvoudig. Wees vooral open en eerlijk over wat er gaat gebeuren en waarom en zorg dat medewerkers met hun gevoelens en emoties ergens terecht kunnen.

4. Schakel eventueel de hulp van een arts in

Soms ligt de oorzaak van de overbelasting helemaal niet op het werk, maar in de privé sfeer, Wat doe je dan? Ga het gesprek aan met je medewerker en kijk of je advies kunt geven. Spoor aan om hulp te zoeken bij de huisarts. Lukt het je medewerker niet om zelf die verantwoording te nemen, schakel dan de bedrijfsarts of een coach in.

5. Kijk naar onderliggende oorzaken

Naast werk of privé kan de overbelasting ook nog komen door de medewerker zelf, diens karakter. Misschien heeft de medewerker moeite met plannen en tijdsbewaking? Misschien is de medewerker een perfectionist en is het werk nooit af?  Kijk samen of je een plan kunt maken om dit aan te pakken, bijvoorbeeld door een cursus timemanagement of persoonlijke effectiviteit aan te bieden? Spreek ook specifieke acties samen af en evalueer regelmatig hoe het gaat. Medewerkers die lekker in hun vel zitten, presteren beter, dus als werkgever ben je gebaat bij het investeren in je medewerkers en hun welbevinden. Het aanbieden van hulp is alleen daarom al heel belangrijk. Als werkgever heb je toch een bepaalde zorgplicht. Uiteindelijk betaald de investering in je medewerkers zich altijd terug.

6. Besteed aandacht aan het team

Praat met het team over hun overbelaste teamlid. Laat ze vertellen wat het met ze doet, nodig ze uit te praten over hun gevoelens, maar laat ze wel praten over hun eigen situatie en gevoel en niet over het uitgevallen teamlid. Zorg ervoor dat het geen roddelen wordt, maar een leermoment. Koppel wat er besproken is ook terug aan het teamlid dat overbelast uitgevallen is.

7. Weet waar je grenzen liggen

Jij bent niet verantwoordelijk voor alles en iedereen. De medewerker is nog altijd eind verantwoordelijk voor zichzelf. Sommige medewerkers willen niet laten merken hoe het met ze is en verstoppen hun gevoelens zo goed mogelijk. Dit is iets waar je niets aan kunt doen. Laat je dus niet gek maken. Je bent manager, geen arts of psycholoog of coach en hou dat dan ook goed in gedachten. Het is aan jou om goede werkomstandigheden te verzorgen, niet om mensen beter te maken.

Merk je dat je het als manager lastig vind deze gesprekken aan te gaan met je medewerker? Kijk dan eens naar mijn training Stress (h)erkenning van je medewerkers, waarin we ook aandacht schenken aan het voeren van zulke gesprekken.

Is stress of burn-out of psychische uitval een groot probleem binnen de organisatie? Overweeg dan mij in te schakelen. Ik kom graag tijdens een gratis kennismakingsgesprek de mogelijkheden bespreken.