Jan 7, 2016

Posted by: Barbera

Hoe herken je als leidinggevende nou een overbelast teamlid?

Een vraag die ik regelmatig gesteld krijg in de praktijk. En wel een hele goed, hele relevante vraag, want hoe eerder je een overbelast teamlid herkent, hoe eerder je aan de bel kunt trekken en hoe kleiner de kans is dat dat teamlid dan ook uitvalt.

Hieronder dan ook wat tips in het herkennen en omgaan met een overbelast teamlid:

1. Herken de signalen

Vaak heb je de signalen al wel gezien, iemand reageert prikkeliger dan anders, is meer kortaf, komt uit zichzelf niet meer met oplossingen tijdens een vergadering, zondert zich meer af van de rest van de teamleden, is dus meer op zichzelf. Wanneer je een gesprek met ze aangaat, vinden ze het lastig om over zichzelf en hun eigen prestaties te praten en is wat ze zeggen vaak ook negatief gekleurd door spanning en stress. Let vooral ook op extreem negatieve, maar ook extreem positieve reacties op vragen van anderen.

Verder is het goed om te letten op mensen die veel overwerken, e-mails etc beantwoorden na middernacht, mensen die teveel tegelijk doen, mensen die moeite hebben met loslaten, mensen die zich vaak ziek melden met klachten als hoofdpijn of griep/verkoudheid of darmproblemen, of mensen die veel aandacht vragen of juist helemaal niet.

2. Wees voorbereid op eventuele weerstand

Je kunt er wel vanuit gaan dat iemand zelf niet in de gaten heeft wanneer hij overbelast is en dus ook niet op jou af zal stappen om aan de bel te trekken. Wees zelf dus alert op negatieve signalen als cynisme, terugtrekken uit de groep, ongemotiveerdheid of juist overgemotiveerdheid ter compensatie. Soms nemen de medewerkers het ook hun manager of baas kwalijk dat ze zo overbelast zijn, vooral als zij vinden dat het door het werk komt en dat hun manager hen hier te weinig in hoort of ondersteund.

Hou er rekening mee dat dit ervoor kan zorgen dat de communicatie niet meer zo soepel verloopt. De medewerker vindt het namelijk erg moeilijk in de situatie van overbelasting om nog verantwoordelijkheid te nemen voor zichzelf en zijn/haar eigen acties.

3. Zorg ervoor dat de medewerker zich veilig genoeg voelt zich te uiten

Probeer ervoor te zorgen dat de medewerker het gevoel heeft dat alles bespreekbaar is. Dat hij bij jou kan komen met zaken als te hoge werkdruk, verandering in de sfeer, moeite met plannen etc. Maak het bijvoorbeeld onderdeel van de wekelijkse meeting, laat iedereen aangeven hoe het met hem/haar is en waar hij/zij eventueel tegenaan loopt. Geef als manager vooral zelf ook het goede voorbeeld. Maak je eigen zorgen en twijfels bespreek baar. Stel je kwetsbaar op. Toon Emotie.

4. Creëer steun vanuit het team

Teamleden spelen een belangrijke rol bij het wel of niet uitvallen van een ander teamlid. Als collega's kun je elkaar steunen en dingen bespreekbaar maken. Als collega's signaleer je vaak als eerste dat er iets niet goed gaat met een ander teamlid. Moedig dit ook aan. Vooral als een medewerker het idee heeft dat de manager onderdeel is van het probleem, dan kan het heel goed werken dat de medewerker steun vind bij diens collega's. Hoe sterker de onderlinge band in het team, hoe kleiner de kans dat iemand (ongemerkt) uitvalt door overbelasting. Kijk als manager hoe je deze onderlingen band kunt aanmoedig en kunt vergroten. Let goed op de teamsamenstelling en doe eens een keer een teamuitje bijvoorbeeld.

5. Schakel hulp van buiten af in

Denk hiervoor bijvoorbeeld aan een (team)coach of een vertrouwenspersoon. Iemand die wat onpartijdiger is als het ware en die de achtergrond heeft signalen tijdig te zien en te herkennen en waarbij het team zich veilig voelt zaken die spelen te uiten. Als manager heb je al veel op je bord en de hulp van een deskundig iemand kan erg waardevol zijn.

Je kunt ook denken aan een stress spreekuur met zo iemand bijvoorbeeld of een gesprek met de arbodienst voor medewerkers die zich nog niet ziek hebben gemeld, maar bij wie al wel een verandering of teveel stress merkbaar is. Vaak zijn medewerkers dan openhartiger over wat er speelt en krijg je zo details te horen over de oorzaak die je anders zelf niet te horen zou hebben gekregen. Deze input kun je dan weer gebruiken voor je gesprek met de medewerker.

Ik ben gespecialiseerd in het tijdig herkennen van (teveel) stress signalen bij medewerkers en ik bied hier dan ook verschillende trajecten voor aan.

Ik kom graag eens vrijblijvend op kantoor praten over de mogelijkheden. Vraag of ik terugbel voor het maken van een afspraak.