Dec 7, 2015

Posted by: Barbera

Wanneer heeft je medewerker gewoon (tijdelijk) te veel stress?

En wanneer gaat deze stress richting een burn-out? En wanneer grijp je dan in als (HR) manager?

Van sommige medewerkers weet je dat ze het privé heel zwaar hebben op dit moment en anderen lijken niet meer zo happy in hun functie. Wanneer spreek je een medewerker aan en wanneer wacht je af? Goede vragen en niet altijd even makkelijk te beantwoorden als je een (HR) manager bent.

De eerste tekens van een  burn-out bij medewerkers

Hoe zou het zijn als leidinggevenden in staat zijn stress signalen bij medewerkers sneller en adequater te kunnen herkennen? En hoe zou het zijn als ze op een goede, niet bedreigende manier daarover een gesprek weten aan te gaan met de medewerker?

Speciaal voor dit soort vragen heb ik, samen met twee collega's, een training ontwikkeld. In deze training gaan we op een luchtige en vooral humoristische manier kijken naar stress en stress (h)erkenning, zowel bij de leidinggevende als bij de medewerker. Ook gaan we oefenen met het voeren van gesprekken met medewerkers waarvan de leidinggevende vermoed dat ze teveel stress hebben.

Vragen waar je in zo'n gesprek bijvoorbeeld aan kunt denken zijn:
Hoe gaat het met je concentratie? Lukt het je nog om prioriteiten te stellen? Heb je het gevoel dat je controle hebt over je werk? Heb je het gevoel dat je productief bent? Lukt het je om voldoende te ontspannen elke dag?

Signalen waar je als leidinggevende op kunt letten zijn bijvoorbeeld:
perfectionistische gedrag, veel en vaak overwerken en geen of weinig pauzes nemen, emotionele uitbarstingen op het werk, uitingen van frustratie, snel boos worden of juist in tranen uitbarsten.

Op het moment dat een van je medewerkers overstuur bij je aan het bureau staat, ben je eigenlijk al te laat en heb je serieuze signalen gemist. Misschien heeft deze medewerker al een aantal keer laten weten dat hij teveel werk heeft en moeite heeft om alles af te krijgen? Misschien heeft deze medewerker zelf al een aantal keer bij je aangegeven dat hij het niet meer ziet zitten en met tegenzin naar het werk komt? Misschien meld deze medewerker zich de laatste tijd wel vaker ziek? Vooral als de medewerker dat eerder nooit deed, is dit laatste een signalen om gelijk wat mee te doen.

Tijdig signaleren en ingrijpen voorkomt erger

Ga op zoek naar de zaken die medewerkers signaleren als stressvol. Kijk ook een kritisch naar de werkdruk. Breng in kaart wat binnen je organisatie energie kost en energie geeft. Praat zowel met medewerkers als met leidinggevenden hierover. Stuur leidinggevenden naar een training die hen helpt signalen van stress te (h)erkennen of biedt leidinggevende een begeleidingstraject aan op dit gebied.

Wat zijn de meest voorkomende stress oorzaken voor medewerkers?

Veel moeten doen in weinig tijd, onvoldoende steun van leidinggevende, een reorganisatie, een verantwoordelijke functie krijgen zonder de daarbij behorende zeggenschap, onvoldoende waardering voor hun inzet, een functie die niet past bij hun karaktereigenschappen, te hoge verwachtingen (van hunzelf of de leidinggevende), werkzaamheden die er zomaar tussendoor komen (vooral als de werkdruk al hoog ligt), pesten onder collega's, een ongeschikte leidinggevende, seksuele intimidatie, collega's die niet functioneren etc.

Zorg ook dat je als leidinggevende aandacht besteed aan en op de hoogte bent van de privé situatie van je medewerkers. Een burn-out komt zelden alleen door het werk en zal in de praktijk vaak de combinatie zijn van zowel privé als werkfactoren. Hoe beter je op de hoogte bent van wat er speelt bij je medewerkers hoe eerder en beter je stress signalen kunt oppikken waar wat mee gedaan moet worden.

Maak het werknemers prive makkelijker

Tegenwoordig zie je steeds meer dat werkgevers diensten gaan verlenen om het hun werknemers privé gemakkelijker te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan oppas bij ziekte, zorgverlof of schoonmaakdiensten. Onderdeel hiervan is dat werknemers bespreekbaar kunnen maken wat er privé allemaal speelt en dus hun energie kost.

Zorg dat het medewerkers duidelijk is dat ze bijvoorbeeld zorgverlof of kort verlof kunnen opnemen als hun ouders of kinderen ziek thuis zijn. Maak ook duidelijk dat het opnemen van een sabbatical om weer even bij te kunnen komen ook tot de mogelijkheden behoort. Soms is het al een enorme uitkomst als medewerkers flexibel of thuis kunnen werken. Diegenen die dan bang zijn dat de medewerker onvoldoende productief is hoeven dat niet te zijn, studies hebben al uitgewezen dat medewerkers die flexibel en/of thuis kunnen werken hier vaak zo dankbaar voor zijn dat ze juist extra hun best doen en daardoor dus productiever zijn.

Luister goed naar je medewerkers

Zorg dat je al leidinggevende of (HR) manager goed luistert naar je medewerkers. Geef ze de mogelijkheid uit te leggen wat er speelt en zelf al met een eventuele oplossing te komen voordat je zelf al met allerlei oplossingen komt. Als iemand je verteld dat ze het zwaar hebben momenteel, zeg dan niet gelijk dat je een deel van hun werkzaamheden overdraagt aan iemand anders. Daar is de medewerker niet mee geholpen en waarschijnlijk voelt hij zich dan ongehoord en onbegrepen.

Vraag in plaats daarvan door, wat is nou precies het probleem? Is het het eigen werk wat teveel is of krijgt iemand bijvoorbeeld veel te veel ad hoc werk toegeschoven waardoor hij het allemaal niet meer aan kan? Stel open vragen en laat vooral je medewerker praten terwijl je goed luistert en aantekeningen neemt. Vind je dit lastig? Ik kan je daarbij helpen.

Wat doe je als je vermoed dat iemand op het randje van een burn-out staat?

Op het moment dat die persoon zich ziek meldt ben je feitelijk al te laat. Ga eerder het gesprek aan met die medewerker op een niet bedreigende manier. Maak duidelijk dat je bepaalde dingen signaleert en dat je je zorgen maakt over de gezondheid van de medewerker en dat je graag samen wil kijken naar een goede oplossing. Vraag in het gesprek wat je medewerker nodig heeft om zich weer lekker te voelen? Is de medewerker al uitgevallen vraag dan wat de medewerker nodig heeft om het werk weer te kunnen hervatten. Zorg dat het bedrijf een goed netwerk aan goede, vertrouwde coaches heeft die de medewerker kunnen opvangen en kunnen begeleiden in dit proces.

Wil je weten op wat voor manieren ik kan ondersteunen in zowel burn-out preventie als in burn-out herstel? Neem dan een kijkje bij de diverse trajecten die ik aanbied.

Wil je meer weten over de training die ik in dit artikel genoemd heb? Neem dan een kijkje bij mijn trainingsaanbod.

Wil je vrijblijven een gesprek met mij aan gaan om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Vraag me dan of ik je terugbel, neem contact met me op via het contact formulier of vraag gelijk een offerte aan. Ik sta je graag te woord.